Aluro – Robojob: FAQ M365 Omschakelweekend

Algemeen

Wat gebeurt er precies dit weekend?

Alurogroup verhuist naar een nieuwe, eigen Microsoft 365-tenant. Robojob blijft in de bestaande tenant. Het gaat uitsluitend om Microsoft 365 (mail, Teams, OneDrive, Office) – er is geen pc- of Windows-domeinmigratie.

Waarom gebeurt deze wijziging?

Alurogroup en Robojob delen momenteel dezelfde Microsoft 365-tenant. Om beide bedrijven onafhankelijk van elkaar te laten functioneren, worden de omgevingen gesplitst.

Moet ik zelf iets doen tijdens het weekend?

Nee. Alle technische stappen worden door het IT-team uitgevoerd. Jij hoeft pas op maandag actie te ondernemen.

Verandert er iets aan mijn pc of Windows-omgeving?

Nee. Je Windows-aanmelding, profiel, instellingen en bureaublad blijven volledig ongewijzigd. Enkel je Microsoft 365-omgeving wordt opnieuw ingesteld.

Verandert mijn e-mailadres of wachtwoord?

Nee. Je e-mailadres blijft hetzelfde (naam@alurogroup.com) en in de meeste gevallen ook je wachtwoord.

Voorbereiding vóór het weekend

Wat is een “change freeze” en wanneer start die?

Dit is de periode waarin je Microsoft 365 niet gebruikt, zodat IT de omschakeling veilig kan uitvoeren. De freeze start vrijdagavond 14/08 – 20:00 en loopt tot en met zondag.

Wat moet ik doen vóór de change freeze (14/08 – 20:00)?

Volg deze 5 stappen:
Controleer of OneDrive volledig gesynchroniseerd is, zonder foutmeldingen.
          – Mogelijke meldingen vind je via volgende link: 
https://bitrix.cisanet.be/~b0fob
● Sluit Outlook, Teams en alle Office-documenten volledig af.
● Zorg dat Microsoft Authenticator werkt en beschikbaar is op je smartphone.
● Print deze FAQ of de communicatiemail af, of bewaar ze als PDF.

Mag ik tijdens het weekend nog inloggen op Microsoft 365?

Nee, gebruik Microsoft 365 en je bedrijfstoestellen niet tijdens de change freeze, van vrijdagavond tot en met het weekend.

Maandag – terug aan de slag

Volledige handleidingen vind je terug via onderstaande links.

Multi-Factor Authentication instellen in de nieuwe Alurogroup-omgeving: https://bitrix.cisanet.be/~LI3Cs

Office opnieuw configureren (Outlook, OneDrive en Teams): https://bitrix.cisanet.be/~4hFDH

Smartphone opnieuw configureren: https://bitrix.cisanet.be/~10lcy

Wat moet ik maandag doen?
● Log in op Windows zoals gewoonlijk – je profiel blijft behouden.
● Volg de instructies Quest Desktop Agent-wizard indien die verschijnt.
● Meld je aan bij Microsoft 365 met je normale Aluro-mailadres en je bestaande wachtwoord.
● Registreer MFA (Microsoft Authenticator) opnieuw voor de nieuwe Aluro-tenant.

Waarom duurt de eerste opstart langer dan gewoonlijk?

Outlook en andere toepassingen bouwen een nieuw profiel en cache op na de omschakeling. Dit is normaal en tijdelijk.

Wat als de Quest Desktop Agent-wizard niet verschijnt of vastloopt?

Meld je manueel af en opnieuw aan in Outlook, Teams, OneDrive en Office. Lukt dit niet, neem dan contact op met de servicedesk.

Ik ben maandag niet op kantoor. Kan ik toch werken?

Ja. Quest heeft enkel een internetverbinding nodig. Let op: mail werkt niet op je smartphone totdat je je daar opnieuw aanmeldt.

Moet ik mijn inbox-regels of categorieën opnieuw instellen?

Lokale inbox-regels moet je zelf opnieuw instellen. Categorieën worden niet overgenomen. Regels op je agenda blijven wel behouden.

Wat met mijn lokale zoekmappen (“search folders”) in Outlook?

Deze worden niet overgenomen. Uit controle blijkt dat dit door gebruikers nauwelijks gebruikt wordt en dus weinig impact heeft.

Blijft mijn mappenstructuur behouden?

Ja, de bestaande mappenstructuur van je mailbox en bestanden blijft volledig behouden.

Werkt de zoekfunctie in Outlook/OneDrive meteen normaal?

De zoekfunctie werkt, maar heeft op maandag wat extra tijd nodig om volledig up-to-date te zijn.

E-mailhandtekening

Waarom staat mijn automatische handtekening plots niet meer onder mijn mails?

Van ongeveer 2 dagen vóór tot 1 dag na het cut-over weekend wordt er tijdelijk geen automatische handtekening toegevoegd. Dit herstelt zichzelf nadien; je hoeft zelf niets aan te passen.

Moet ik zelf een nieuwe handtekening instellen?

Nee, dit wordt centraal beheerd en automatisch hersteld na het weekend.

Hulp en ondersteuning

Wat als ik geen toegang krijg tot Microsoft 365?

Neem contact op met de servicedesk. Geef je naam, pc-naam, de betrokken toepassing en indien mogelijk een schermafbeelding van de foutmelding door.

Wat als MFA-registratie niet lukt?

Neem contact op met de servicedesk – zij helpen je verder bij het opnieuw registreren van Microsoft Authenticator.

Waar kan ik terecht op maandag?

De servicedesk en floorwalkers staan maandag paraat om je te ondersteunen bij eventuele problemen.

Mag ik oude OneDrive-mappen of Authenticator-registraties verwijderen?

Nee, verwijder niets totdat IT uitdrukkelijk bevestigt dat alles correct werkt. Zo vermijd je dataverlies.

Staat je vraag er niet bij? Neem contact op met Matthias Thijs of servicedesk (+32 (0)14 85 37 97)

Deze bedrijven vertrouwen reeds in CISA